Informativa Privacy Per Gli Utenti Del Centralino e del Contact Centre

 

A quali trattamenti di dati personali si applica la presente informativa

La presente informativa – fornita ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (EU) 679/2016 (“Regolamento”) – si applica ai dati trattati nell’ambito di contatti telefonici con i centralini ed i contact centre delle Società, come di seguito definita, nonché ai dati personali da chiunque comunicati spontaneamente alle Società tramite posta cartacea o elettronica.

Titolare del Trattamento e DPO

Titolare del trattamento è F.I.R.M.A. Spa (di seguito anche “Titolare” o “Società”) con sede legale in Via di Scandicci, 37 - 50143 – Firenze. Il Data Protection Officer (“DPO” è contattabile al seguente indirizzo dpo “at” menarini “dot” com (sostituire “at” con “@” e “dot” con “.”)

Quali dati trattiamo e per quale motivo

I dati personali “comuni” (come ad esempio nome, cognome, numero di telefono, etc.) e “sensibili” (cioè informazioni idonee a rilevare il Suo stato di salute, e che le Società potranno desumere sia da quanto riferito durante le comunicazioni telefoniche con Lei sia dall’utilizzo, da parte Sua, dei prodotti distribuiti dalle Società stesse), incluse tutte le informazioni da Lei riferite nel corso della telefonata o dei Suoi contatti con la Società (collettivamente “Dati”), saranno trattati nel rispetto del Regolamento.

Si avverte che, al momento della chiamata, il Suo numero di telefono potrà essere automaticamente rilevato dal Call Centre, e che la chiamata è registrata

Si fa presente che qualora fornisca dati di terzi, dovrà aver previamente provveduto a rendere l’informativa e raccogliere il consenso dell’interessato quando richiesto dalla normativa.

Per quali motivi trattiamo i Suoi dati

La informiamo che i Suoi Dati potranno essere trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
(i) gestione delle sue richieste e segnalazioni, che possono includere:

·        richieste di informazioni mediche sui nostri farmaci e segnalazioni (inclusi i reclami) inerenti alla qualità dei nostri prodotti;

·        segnalazioni riguardanti eventi avversi di farmacovigilanza e di vigilanza.

Le basi giuridiche del trattamento per tali finalità sono gli artt. 6.1.(c) e 9.2.(i) del Regolamento;

(ii) gestione di richieste di informazioni generali sui nostri prodotti o sulle nostre iniziative ed effettuazione di analisi statistiche interne della Società sull’efficienza del servizio e sulla qualità dei prodotti commercializzati.

La base giuridica del trattamento per tali finalità è l’art. 6.1.(f) del Regolamento; nel caso in cui nell’ambito di tali richieste dovesse conferirci anche dati afferenti la Sua salute la base giuridica è il suo consenso ai sensi dell’art. e 9.2.(a) del Regolamento. 

Infine, i Suoi dati personali possono essere trattati dalla Società per tutelare i propri diritti in giudizio, o per l’applicazione del Codice di Condotta del Gruppo Menarini (artt. 6.1.(f) e 9.2.(f). del Regolamento). 

Necessità del conferimento dei dati

Il conferimento dei Suoi Dati è necessario nella misura in cui tali dati servono a consentire alla Società di fornirLe i servizi sopra descritti – il loro mancato conferimento non consente alla Società di erogarli.

Come trattiamo i Suoi dati

Tutti i Suoi dati dell’utente sono trattati anche con strumenti cartacei ed automatizzati comunque idonei a garantire sicurezza e riservatezza. Conformemente a quanto prescritto dall’art. 5.1.(c) del Regolamento, i sistemi informativi e i programmi informatici utilizzati dalla Società sono configurati in modo da ridurre al minimo l’uso di dati personali e identificativi; tali dati sono trattati solo nella misura in ciò sia necessario per il conseguimento delle finalità indicate nella presente Informativa.

La Società si impegna a proteggere la sicurezza dei Suoi dati personali e rispetta le disposizioni in materia di sicurezza previste dalla normativa applicabile al fine di evitare perdite di dati, usi illegittimi o illeciti dei dati e accessi non autorizzati agli stessi, con particolare ma non esclusivo riferimento agli artt. 25-32 del Regolamento. La Società utilizza molteplici tecnologie avanzate di sicurezza e procedure atte a favorire la protezione dei Suoi Dati.

Nel caso la sua telefonata sia rivolta a chiedere informazioni mediche o a segnalare un reclamo, i dati da Lei forniti sono conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione del Suo reclamo e/o della Sua richiesta, nonché per gli adempimenti ad essi connessi. Tale periodo è commisurato alla rilevanza della richiesta/segnalazione e comunque, anche nei casi più gravi (come nel caso di ritiro del prodotto dal mercato) non potrà protrarsi oltre i cinque anni dalla data di scadenza del prodotto cui essa si riferisce. Al termine di tale periodo i Suoi dati saranno trasformati in forma anonima o cancellati.

Nel caso la sua telefonata sia rivolta a segnalare un evento avverso di farmacovigilanza, i dati da Lei conferiti sono conservati per tutto il periodo di validità dell’Autorizzazione all’Immissione in Commercio del prodotto in questione e per almeno dieci dopo la scadenza di tale Autorizzazione, a meno che la normativa comunitaria o nazionale non stabiliscano un periodo più lungo.

Chi può accedere ai dati

È autorizzato a trattare i Suoi Dati il personale della Società appartenente alle categorie degli addetti al call centre, amministrativi, tecnici IT, informatori scientifici, manager di prodotto, personale addetto alla quality assurance ed alla farmacovigilanza, nonché altri soggetti che necessitino di trattarli nello svolgimento delle relative mansioni.

I dati possono essere accessibili al Ministero della Salute, all'AIFA (Agenzia Italiana del Farmaco), alle ASL (Unità Sanitarie Locali), all’EMA (Agenzia Europea dei Medicinali), NAS (Nucleo Antisofisticazione e Sanità dei Carabinieri) e alle aziende del Gruppo Menarini (anche in Paesi fuori dallo SEE c.d.“Paesi Terzi”), e relativo personale autorizzato; ad altre aziende farmaceutiche licenzianti e licenziatari del farmaco in questione, a fornitori di servizi dei quali la Società si avvale per assolvere ai compiti di farmacovigilanza, nonché ai legittimi destinatari ai sensi di legge.

Nello specifico, i Dati possono essere comunicati, anche in Paesi Terzi, a: (i) istituzioni, autorità, enti pubblici per i loro fini istituzionali; (ii) professionisti, collaboratori autonomi, anche in forma associata; soggetti terzi e fornitori di cui il Titolare si serve per la prestazione di servizi di natura commerciale, professionale e tecnica e relative funzionalità (ad es. fornitori di servizi informatici e Cloud Computing), al perseguimento delle finalità sopra specificate e ai servizi richiesti, , inclusa l’eventuale spedizione di materiali; (iii) terzi in caso di fusioni, acquisizioni, cessione di azienda o ramo di azienda, audit od altre operazioni straordinarie; (iv) l’OdV aziendale, domiciliato presso il Titolare, per il perseguimento delle proprie attività di vigilanza e di applicazione del Codice di Condotta del Gruppo Menarini. Tali soggetti riceveranno solo i dati necessari alle relative funzioni e si impegneranno a usarli solo per le finalità sopra indicate ed a trattarli nel rispetto della normativa privacy applicabile. I dati possono inoltre essere comunicati ai legittimi destinatari ai sensi della normativa applicabile.

Fatta eccezione per quanto precede, i dati non sono condivisi con terzi, persone fisiche o giuridiche, che non svolgono per il Titolare alcuna funzione di carattere commerciale, professionale e tecnico, e non saranno diffusi. I soggetti che ricevono i dati li trattano quali Titolari, Responsabili o autorizzati al trattamento, a seconda del caso, per le finalità sopra indicate e nel rispetto della legge privacy applicabile.

Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei dati in Paesi Terzi, tra cui i Paesi che potrebbero non garantire il medesimo livello di tutela previsto dalla normativa privacy, il Titolare rende noto che il trattamento avverrà comunque secondo una delle modalità consentite dal Regolamento, quali ad esempio l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati, o operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea. Una copia delle Clausole Standard è disponibile facendone richiesta al Titolare.

I suoi diritti

Rivolgendosi al Titolare o al DPO ai recapiti sopraindicati potrà conoscere l’elenco dei soggetti cui i dati possono essere comunicati e/o esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e ss. del Regolamento in quanto applicabili, quali a titolo di esempio, ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati che La riguardano, accedervi, verificarne contenuto, origine, esattezza, ubicazione, chiederne copia, integrazione, aggiornamento, rettificazione, trasformazione in forma anonima etc. Infine La informiamo che Lei ha diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo.